Time kommune kunngjorde 15. oktober 2024 en åpen anbudskonkurranse for rammeavtale om rådgivende landskapsarkitekt- og ingeniørtjenester for vei, vann og avløp. Rammeavtalen hadde en varighet på to år med opsjon på forlengelse i ett pluss ett år, totalt fire år. Anskaffelsens verdi var estimert til 16 millioner kroner, med en maksverdi på 20 millioner kroner. Tilbudsfrist var 11. november 2024.
Før tilbudsfristens utløp mottok Time kommune åtte tilbud, herunder fra Asplan Viak, Norconsult Norge, Pro Dok 3D og firma Prosjektil. Ved tildelingsbrev 9. desember 2024 meddelte innklagede at kontrakt var tildelt Prosjektil med en oversikt der det fremgikk at valgte leverandør hadde oppnådd 93,13 poeng, Pro Dok 3D hadde oppnådd 92,89, Norconsult hadde oppnådd 90,32 poeng, og Asplan Viak hadde oppnådd 80,55 poeng.
Både Pro Dok 3D, Norconsult og Asplan Viak klagde saken inn til Kofa, som ga alle tre medhold. Kofa konkluderte med at kriteriet kvalitet var ulovlig utformet, at evalueringsmodellen var ulovlig, at Time kommune hadde brutt regelverket ved tilbudsevalueringen og i begrunnelsen for kontraktstildelingen, og at Time kommune derfor pliktet å avlyse konkurransen.
Formålet med anskaffelsen var å dekke fremtidige behov for rådgivningstjenester for vei, vann og avløp. Rammeavtalen skulle omfatte planlegging, prosjektering, utarbeidelse av tilbuds- og ytelses-dokumentasjon, uavhengig tredjepartskontroll og ansvarlig søker innen fagområdene kommunaltekniske anlegg, dammer og vassdrag, regulering, park, vei og uteområder.
Det var oppstilt følgende kvalifikasjonskrav til leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner: «I referanseperioden har leverandøren utført følgende viktige vareleveranser av den etterspurte type, eller følgende viktige tjenester av den etterspurte type. Oppdragsgiver kan kreve opptil tre års erfaring og tillate at det tas hensyn til erfaring fra tiden før seneste tre år.
I konkurransegrunnlaget ble kriteriet «Kvalitet» angitt som følgende: «Tilbyder må oppfylle minimumskravene som er oppstilt i kravspesifikasjonen under kvalitet. Kvalitet skal dokumenteres med 5 ulike referanseprosjekt fra ulike byggherrer, tilbyder har levert i løpet av de 5 siste år. Disse skal samlet oppfylle krav for hvert enkelt fagområde, det vil si at de til sammen dekker oppgavene nedenfor:
• Kommunaltekniske anlegg, dammer og vassdrag • Regulering
• Trafikk-planlegging
Kompleksiteten i referanseprosjektene for gjeldende fagområder skal dokumenteres å være gjennomført i tiltaksklasse 3 etter SAK10 for hvert enkelt fagområde. Tilbyder skal minimum ha hatt oppgaven som prosjekterende og skal også ha utarbeidet tilbuds/ytelsesbeskrivelser i hvert av prosjektene det refereres til. Verdien på tilbyders samlede leveranse i prosjektet må være på min. kr. 300 000 for utførte oppgaver. Leverandørens oppdrag i referanseprosjektene og selve prosjektet skal være avsluttet.
Leverandørene skulle videre fylle inn sine referanseprosjekter i et eget skjema i konkurransegrunnlagets vedlegg 2. I skjemaet skulle leverandørene oppgi oppdragsgiver og år for gjennomføring, en kort beskrivelse av type prosjekt og tiltaksklasse, prosjekteringsverdi, leverandørens rolle i prosjektet, navn på oppdragsansvarlig og en kontaktperson med kontaktinformasjon.
I konkurransegrunnlaget «Evalueringsmetode» var det gitt informasjon om evalueringen av tildelingskriteriet «Kvalitet». Evalueringen skulle foregå ved at kontaktpersonene fra leverandørenes referanseprosjekter ga leverandørene poeng fra 0 til 10 på ulike kategorier.
Klagenemnda har i sin vurdering av klagene anført at det følger av anskaffelsesregelverkets system at oppdragsgivere ikke kan sette bort tilbudsevalueringen til andre, i alle fall ikke når den/de utenforstående har hatt forretningsforbindelser til en eller flere leverandører. Innklagede har imidlertid overlatt tilbudsevalueringen til inntil 40 ulike oppdragsgivere. De grunnleggende prinsippene om likebehandling og etterprøvbarhet ivaretas heller ikke når inntil 40 ulike oppdragsgivere utfører evalueringen. At referanseprosjektene evalueres av kontaktpersoner med forretningsmessige forbindelser til leverandørene, utgjør videre et brudd på forvaltningsloven § 6 andre ledd om habilitet. Karakterskalaen som er benyttet er ifølge Kofa dessuten ikke saklig og forsvarlig utformet.
Kommunen har lagt opp til at inntil 40 ulike oppdragsgivere skal gi leverandørene 0-50 poeng hver, uten at det er gitt noen klare føringer for hvordan poengene skal gis. For det første er verken tildelingskriteriet eller underkriteriene det skulle gis poeng på, tilstrekkelig klart utformet til at enhver tidligere oppdragsgiver kan legge samme forståelse til grunn for evalueringen.
For det andre knytter tildelingskriteriet seg til leverandørenes erfaringer, og underkriteriene mangler forankring i tjenestene som skal ytes under rammeavtalen. Tildelingskriteriet har dermed ikke tilstrekkelig tilknytning til leveransen og er ikke egnet til å identifisere det beste tilbudet. For det tredje er ikke tildelingskriteriet ledsaget av et etterprøvbart dokumentasjonskrav. Tildelingskriterier skal evalueres etter meroppfyllelse, slik at dokumentasjonskravet knyttet til minstekravet om tiltaksklasse ikke er tilstrekkelig for å sikre effektiv kontroll av opplysningenes riktighet.
Kofa fant ut at kriteriet var ulovlig og konkluderte med at konkurransen byrde avlyses.
