Anbudspapirene sa klart o tydelig at «Tilbudet skal være Movar i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Med “i hende” menes at tilbudet fysisk er kommet frem til MOVAR. Det er således ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato.”
– Vi hadde et ørlite håp om at begrepet «i hende» skulle være dekket når alle parter visste at dokumentene lå på postkontoret før fristen gikk ut. Jeg syntes prinsipielt at det var verdt de 8 tusen kronene det kostet å få det vurdert av Kofa, dette er en viktig sak for mange, sier Lars Jansen ved Norrens til VANytt.
Rotet vekk
Jansen innklaget altså saksbehandlingen ved Movar til Kofa, med bakgrunn i at Posten hadde rotet vekk anbudet.
– I konkurransegrunnlaget står det at tilbudet skulle være fysisk levert Movar innen fristen. Spørsmålet mitt var om de å ha sendt det rekommandert er bra nok, det er det tydeligvis ikke i dette tilfellet, sier Jansen.
Før offentlige innkjøpsregler ble tatt strengt i bruk kan Jansen huske at det holdt med å fremvise kvittering på at anbudet/tilbudet var innlevert på posten dagen før utløpsfristen. Vanlig innlevering, ikke rekommandert.
– Egentlig handler dette om to ting, et vidstrakt land der man ikke kan reise omkring og levere anbud personlig, og en måte å skrive konkurransegrunnlag på som ikke er helt i tråd med dette, jeg håper kommunene tar høyde for at vi ikke kan levere anbud fysisk hver gang, det blir kostbart, sier Jansen.
Fått melding
I nevnte tilfelle hadde Movar fått melding om at anbudet lå på Posten innen fristen og hatt kontakt med Jansen samme dag på telefon. Likevel ble anbudet forkastet. Posten hadde rot i hyllene. Konsekvensen ble at tilbudet ikke ankom kommunen fysisk før fristen. Og måtte avvises.
Kofas konklusjon på klagen i etterkant er at Posten er «tredjepart», slik det også står i konkurransegrunnlaget.
– Når anbudsgrunnlaget formuleres på denne måten må en som vil være hundre prosent sikker på å få inn et anbud før fristen dermed heretter levere det personlig, det er et urimelig prinsipp, det forstår alle. For en liten spesialleverandør til norske kommuner kan det bli mye reising, bare for å få levert anbudspapirer, vi er veldig usikre på hva vi skal gjøre, sier Jansen
Sentrifuger
Anbudet gjaldt innkjøp av sentrifuger til behandling av avløpsslam ved Movar, Mosseregionens Vann, Avløp og Renovasjonsselskap.
– Vi har levert mange sentrifuger til Movar så langt, jeg skjønner ikke at en slik måte å skrive anbud på tjener noen hensikt. Movar burde jo være intereressert i å få inn så mange tilbud som mulig, sier en oppgitt Lars Jansen ved Norrens til VANytt.
Jansen presiserer at ingen vet om hans tilbud var det som ville vunnet anbudskonkurransen, men at når man bruker tid på å lage et tilbud er det forsmedelig at det ikke kommer fram.
– Jeg hadde faktisk håpet at man kunne utlyst anbudet på nytt, det tror jeg de har de anledning til, sier Jansen.
Reise rundt
Konklusjonen Jansen trekker er at hvis man ikke kan stole på at posten klarer å leverer i tide må man faktisk sende anbudet lang tid i forveien, slik at man kan sende det en gang til dersom Posten ikke klarer å levere. I verste fall, når man har dårlig tid må man bringe anbudert fram selv.
– Jeg hadde håpet at Movar ville latt nåde gå for rett og gitt oss en sjanse til. Nå har vi imidlertid lagt dette bak oss og ser framover, og legge om rutinene inntil videre, sier Jansen, som har svært gode erfaringer med Movar, og kun er ute etter å belyse prinsippet. Man har også gode erfaringer med digital innlevering.
– Som en liten spesialleverandør til kommuner har man ikke ressurser til å forfølge slike saker eller bruke advokater til å føre saken videre, vi satser på at dette ikke rammer oss igjen, sier han.
Det hører også med til historien at det er KIWI som i dette tilfelle står for Posttjenestene.
VANytt vil bringe Movars svarkommentarer i nær framtid.
