Kommunene har frihet til å praktisere full selvkost på vann og avløp, men ikke alle praktiserer dette fullt ut. Samtidig er det ulik praksis på dette. Ved f.eks. veiarbeider der man også oppgraderer VA-infrastruktur skal man fordele kostnadene rett på henholdsvis på VA-etaten og øvrig kommunal virksomhet.
VANytt har tidligere vært i kontakt med særlig mindre kommuner som ikke har bestemte rutiner for dette, dermed risikerer man å belaste abonnentene med større VA-gebyrer enn hva man strengt tatt har lov til. VA-nytt har også mottatt tips var avgåtte VA-ledere som forteller om en praksis der innkjøp av kommunale maskiner har foregått i regi av VA, mens de i enkelte tilfeller er blitt brukt vederlagsfritt av andre etater i kommunen.
En kommune som imidlertid i flere år har vært nøye med å holde postene hver for seg er Halden, der man praktiserer full selvkost, samtidig som man ikke belaster deler av administrativ ledelse for fullt i VA-regnskapet.
– Mitt inntrykk er at det er mest vanlig å ha full selvkost når det gjelder vann og avløp, på bakgrunn av at de fleste kommuner ikke har mulighet til å dekke deler av dette, selv om det er tillatt. Halden kommune praktiserer full selvkost på tjenestene vann og avløp. Vi er ikke lovpålagt full selvkost, men via kommunestyrevedtak er det innført hos oss. Når det gjelder renovasjon er det som kjent lovpålagt selvkost, forteller Cathrine Gjessing, økonomirådgiver i Halden Kommune ovenfor VA-Nytt.
I Halden har kommunen de siste årene lagt mye ressurser i å få på plass ryddige rutiner på å praktisere et klart skille mellom selvkost og resten av kommunen.
– Vi forvalter betydelige summer på vegne av innbyggerne. Det er sterkt ønske om å få dette så riktig som overhodet mulig. Samtidig er det naturligvis et mål å holde de kommunale avgiftene så lave som det lar seg gjøre, forklarer Gjessing.
I Halden fører man i henhold til forskrift og veileder og fordeler ikke utgifter fra øverste ledelse, som for eksempel kommunedirektør, til selvkost. Når det gjelder teknisk sjef er det også i Halden kommune vurdert slik at dette er å anse som administrativ ledelse.
– Når det gjelder teknisk sjef hadde vi nok hatt anledning til å likevel kostnadsføre til selvkost dersom det gjøres konkret arbeid rettet mot tjenestene, men vi praktiserer ikke noen fordeling av lønn fra leder for teknisk hos oss, sier Gjessing.
Dypere i organisasjonen har Halden imidlertid en streng praksis på å fordele dette i henhold til hva ressursene brukes til. Et eksempel på dette er leder for enhet kommunalteknikk, som har ansvar for både vann og avløp, samt andre tilsvarende områder. Her blir lønnsutgifter fordelt prosentvis ut ifra antall ansatte leder har ansvar for. Videre praktiserer Halden et eget fordelingsopplegg som går helt ned på time- og anleggsnivå, der fordeling av utgifter til lønn fra de som jobber med drift og vedlikehold samt for anleggsmaskiner som kan brukes flere steder posteres etter hva dette går ut på.
– En anleggsmaskin kan, i vår kommune, som kjent benyttes på vann og avløp, men i tillegg også på enkelte vei-prosjekter. Her har alle ansatte en app på telefon eller nettbrett hvor de for hver eneste jobb legger inn hvilket prosjekt de skal jobbe på (kan være både investeringsprosjekt eller driftsoppgaver) samt hvilken bil eller maskin de tar med seg for å utføre jobben. Lønns- og maskinkostnader omfordeles så i etterkant hver måned, forklarer Gjessing.
Utover dette har Halden klare rutiner på fordeling av andre indirekte kostnader til selvkosttjenestene. Dette kan være kostnader som revisjon, sentralbord, HR, IT m.m. Her brukes ulike fordelingsnøkler ut i fra hva som gjenspeiler selvkost på en riktig måte. For eksempel for IT; her brukes fordelingsnøkkel antall IT-lisenser i bruk på vann og avløp (hver for seg) sett opp mot antall IT-lisenser totalt for kommunen, for HR-avdelingen brukes antall ansatte på vann og avløp (hver for seg) sett opp mot antall ansatte totalt i kommunen.
Økonomien innen vann og avløp håndteres dessuten helt separat fra resten av «kommunekassa» ved at det regnskapsførers på egen kommunal avdeling, til egne enheter og egne kostnadssteder. Det styrende er likevel funksjonsbruk og alle selvkosttjenester føres på rett funksjon i henhold til Kostra-rapportering. Kommunen har egne balansekontoer og egne bundne fond for hvert av de ulike selvkostområdene. Det utarbeides hvert år både for- og etterkalkyle på hvert av områdene. Med dette får Halden kommune bistand fra et eksternt konsulentfirma. Her håndteres alt av kalkulatoriske beregninger, fondsføringer, aldersfordeling på fond m.m. Kontroll av regnskapsføring blir også utført eksternt i forbindelse med både for- og etterkalkyler.
– Vi har fått på plass gode rutiner, men det oppstår naturligvis tvil fra tid til annen. Det må hele tiden foretas vurderinger og det kan noen ganger være vanskelig å vite hvor man skal sette grensen. Men det jobbes i hvert fall svært godt med dette og alle har som mål å få det regnskapsmessig riktig samtidig som vi forsøker å holde gebyrene nede, avslutter Cathrine Gjessing, økonomirådgiver i Halden kommune.
